2014년 5월 14일 수요일

에버노트를 활용한 할일 관리

소장님께서 할일 관리 이야기를 꺼내신 김에 에버노트를 활용한 할일 관리에 대해 짧게 한 번 적어보기로 마음먹었습니다.
TO-DO LIST가 텅텅 비는 날은 정녕 오지 않는 것인가!
사실 할 일이 생기면 바로 눈에 보이는 펜을 들고 종이에 적는 걸 좋아해서 에버노트 사용을 시작하고 나서도 수첩을 손에 들고 다닐 때가 많았습니다. 포스트잇에 적기도 했고요. 그런데 모든 메모지를 들고 다닐 수 없다 보니 결국 클라우드에 다 정리해야 했습니다.

각종 어플리케이션(AnyDo, ASANA, WunderList, SomToDo 등등)을 사용해 보기도 했습니다만 그 어떤 것에도 정착하지 못하고 결국 다시 에버노트로 돌아왔습니다.
  • 모든 일을 한 노트에! 해야 할 일을 쭉 나열하는 방식
컴퓨터/모바일로 할일 관리를 하기 시작한 건 SK건설에서 인턴하던 시절로 거슬러 올라갑니다. 플랜트본부에서 인턴을 했는데 당시 플랜트본부에는 일일보고라는 제도가 있었습니다. 퇴근하기 전에 그날 한 일을 상사에게 보고하는 것이었지요. 숨막힌다고 느낄 지도 모르겠습니다. 사실 퇴근하려고 일일보고를 적어야 하는데 한 일은 없는것 같고 당황스러울 때가 종종 있었거든요. 그래서 이 위기를 극복하기 위해 할일을 먼저 적고 그 날 수행한 미션만 걸러서 일일보고로 제출했습니다. 이렇게 하니 계획적으로 일을 하게 되고 좋더군요.

VCNC에 입사하고 나서도 비슷하게 운영했습니다. 일의 흐름을 보고 싶었기에 주당 노트를 하나씩 만들었습니다. 그래서 월요일부터 금요일까지 한 노트에 누적적으로 할일을 관리했습니다. 소제목으로 프로젝트나 분야를 적고 아래 해당 업무 관련된 세부 항목을 적었습니다. (당시 사용했던 예시 노트 링크) 지금 뒤적여 보니 노트 형식이 조금씩 바뀌긴 했습니다. 간단하게 몇 줄 일기를 적은 날도 있었고 색깔이나 진하게, 체크박스 활용등 자연스럽게 방법이 바뀌어 간 것을 알 수 있었습니다.

이 방식은 대학원에 진학하고 나서도 크게 달라지지 않았습니다. 한 주당 하나씩 노트를 만들어 전날 태스크를 복사 + 붙여넣기 하여 이어가거나 하단에 할 일을 쭉 적어 놓고 수행한 것을 끌어 올리는 방식을 사용했습니다. 때때로는 한 주당 하나씩이 아닌 하루에 노트 하나씩을 생성해 관리하는 방법을 사용하기도 했습니다.
  • 태그를 활용한 검색 저장 방식
입사한 이후에 에버노트를 잘 활용하는 것 처럼 느끼고 싶다는 생각이 들어 방식을 바꿔 보았습니다. 바로 태그를 활용하는 방식이었습니다. 태스크 관리를 하기 위해 사용한 태그는 총 3개(ToDo, done, today) 였습니다. 일단 새로 할일이 생성되면 ToDo 태그를 붙이고 ToDo 태그가 달린 일 중 오늘 꼭 해야 하는 일이 있다면 today 태그를 추가했습니다. 그리고 일이 완료되면 done을 붙입니다. tag:ToDo 와 -tag:done 조건을 활용해 검색을 저장하고 해당 검색폴더를 바로가기에 등록했습니다. 또한, 한가지 조건을 더 추가하여 today 태그가 있는 것은 오늘 꼭 해야할 일로 검색을 저장해 바로가기에 추가했습니다. 할일이 완료되어 done 태그를 붙이면 자동으로 해당 노트는 검색폴더에서 보이지 않게 되므로 해야 할 일만 검색폴더에서 보이게 됩니다.

해당 즐겨찾기를 클릭하면 조건에 맞는 할일이 목록으로 나타나는데 보기 좋게 하기 위해 노트 타이틀에 프로젝트 이름을 적고 '/'를 적은 뒤 태스크 이름을 적었습니다. 이렇게 하면 제목으로 정렬했을 때 어떤 프로젝트에 어떤 태스크들이 포함되어 있는지 일목요연하게 알 수 있습니다. 또한 한 노트가 한 태스크일 필요는 없기에 상황에 맞게 한 노트에 여러개의 할일을 순서대로 넣어 체크박스를 활용하기도 했습니다.

그리고 아주 간단한 태스크의 경우 에버노트에 별도로 적지 않고 휴대폰에 작은 포스트잇 노트 위젯을 띄워놓고 거기에 적고 수행 한 뒤 지우는 방식을 택했습니다. 수행한 이력이 남을 필요가 없는 일의 경우 이렇게 휴대폰 배경화면을 작은 메모장 처럼 사용했습니다.
  • D-Day를 활용한 스케쥴 방식
이제 제가 가려고 하는 방향은 홍소장님께서 소개해주신 방법입니다. 프로젝트나 할 일을 D-day에 맞춰 관리하는 방식입니다. 예를 들어 어떤 행사나 프로젝트가 있다면 마감날짜를 정합니다. 그리고 새로운 노트를 하나 만들어 노트 제목에 그 날짜와 프로젝트 이름을 적은 뒤 노트에 해당 업무를 수행하기 위한 모든 내용을 정리해서 체크박스와 노트링크 등으로 관리하는 것입니다.

추가적으로 배우게 된 팁 하나는 done 외에도 cancel 태그를 만들어 사용하는 것입니다. 어떤 일이 생성은 되었으나 완료되지 않은채 할일 목록에서 사라져야 할 때가 있습니다. 해당 목록을 따로 확인 및 관리 할 수 있도록 cancel 태그도 추가로 만들었습니다.

이렇게 해서 할일을 의미하는 태그를 하나만 만든 뒤 검색 저장방식(tag:"#Tasks" -tag:done -tag:cancel)을 활용하여 검색폴더를 만든 뒤 바로가기에 추가했습니다.

이제 새로운 시스템을 경험해 볼 차례입니다. 부디 새로운 방식이 더 많은 할일을 조직적으로 잘 해내는데 도움이 될 수 있길 바라봅니다. 개인과외 해주신 소장님 감사합니다!^^

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